Úsa la narrativa para hacer mejores presentaciones
Lo que los mejores presentadores hacen de manera diferente
por Carmín Gallo
27 de abril de 2022
Nuestras mentes están conectadas para la historia. Pensamos en narrativa y disfrutamos consumiendo contenido en forma de historia.
Por lo tanto, comprender la diferencia entre presentar y contar una historia es fundamental en la capacidad de un líder para involucrar a una audiencia y llevarla a la acción. Desafortunadamente, el software de presentación a menudo se interpone en el camino. Las diapositivas deben diseñarse para complementar una historia, no para reemplazar al narrador. La autora de este artículo presenta cinco estrategias de narración para ayudarte a sobresalir la próxima vez que hagas una presentación.
Según la historiadora Doris Kearns Goodwin, ganadora del Premio Pulitzer, los aldeanos venían de todas partes para escuchar a Abraham Lincoln, entonces un abogado de la pradera con un don para contar historias. Lincoln no tuvo el beneficio de la tecnología moderna. Se paró en el tocón de un árbol en lugar de un escenario TED, y PowerPoint no se inventaría hasta dentro de 130 años. Y, sin embargo, Lincoln “podía educar, entretener y conmover a su público simultáneamente”, escribe Goodwin.
Si bien las herramientas de comunicación han cambiado desde que Lincoln deleitó a las multitudes con sus técnicas de narración, el cerebro humano no lo ha hecho. Nuestras mentes están conectadas para la historia. Pensamos en narrativa y disfrutamos consumiendo contenido en forma de historia.
Una buena presentación mantiene atento al público, interesado en intervenir y finalmente listo para hacer preguntas, aclarar dudas y extender la conversación.
Los presentadores abren PowerPoint. Los narradores elaboran una narración.
Si quieres involucrar a tu audiencia, tienes que contar una historia. Pero para la mayoría de las personas que preparan presentaciones, contar historias no es una prioridad.
La mayoría de los «presentadores» hacen lo que suena lógico: comienzan abriendo el software de diapositivas. Pero la mayoría de los programas de presentación no son herramientas para contar historias. Son mecanismos de entrega digital. La plantilla predeterminada de PowerPoint solicita un título y texto.
Una lista con viñetas no es una historia. Una historia es una serie conectada de eventos contados a través de palabras y/o imágenes. Una historia tiene un tema, momentos que llaman la atención, héroes y villanos, y una conclusión satisfactoria. Las diapositivas bien diseñadas no pueden compensar una historia mal estructurada.
Los directores de cine galardonados leen o escriben la historia antes de tomar una cámara. Ven cómo se desarrolla la película dibujando o dibujando cada escena en guiones gráficos. De la misma manera, los presentadores efectivos analizan los elementos de su contenido mucho antes de abrir PowerPoint.
Antes de sentarte a crear tus diapositivas, prueba este proceso de tres pasos. Primero, escribe tu idea como si le estuvieras contando una historia a alguien. Dado que naturalmente no escribes ni hablas en viñetas, evítalas. En su lugar, usa oraciones completas con sustantivos, verbos y transiciones entre párrafos e ideas. En segundo lugar, visualiza cada uno de tus conceptos principales mediante el «guion gráfico»: esbozar ideas en una pizarra o en una hoja de papel en blanco. Finalmente, reúne los activos que le darán vida a tu historia: videos, animaciones, gráficos o fotos.
Los presentadores usan texto. Los narradores aman las imágenes.
Mientras se desempeñaba como comandante de la Estación Espacial Internacional, Chris Hadfield se convirtió en una sensación en las redes sociales al tomar una guitarra y cantar «Space Oddity» de David Bowie mientras flotaba ingrávido. De vuelta en la Tierra, su célebre charla TED ha atraído a más de 11 millones de visitas.
La presentación de Hadfield, «Lo que aprendí al quedarme ciego en el espacio», fue una exhibición asombrosa de narración visual. Su plataforma de PowerPoint contenía 35 diapositivas, sin texto. En cambio, Hadfield se basó en fotografías, imágenes, animaciones y videos para presentar a la audiencia un mundo que pocos experimentarán alguna vez.
Los investigadores han descubierto que su audiencia recordará aproximadamente el 10% del contenido si simplemente escuchan información. Pero el «efecto de superioridad de la imagen» significa que si escuchan información y ven una imagen, retendrán el 65 %.
Florence Nightingale entendió la superioridad de las imágenes más de un siglo antes de la invención de PowerPoint. Nightingale fue estadística y matemática. También era una enfermera empática que se sorprendió al descubrir que más soldados británicos morían por las condiciones insalubres en los hospitales que por las heridas de guerra. Cuando Nightingale buscó fondos de las autoridades británicas para mejorar las condiciones, tradujo los datos secos en un gráfico codificado por colores. Nightingale sabía que a los humanos les conmovían más las historias y las imágenes que los datos y el texto por sí solos.
Si deseas atraer a una audiencia, crea una presentación que favorezca las imágenes para complementar la historia que cuentas. Una combinación de imágenes y palabras mejora el aprendizaje mucho más de lo que las palabras pueden hacer por sí solas.
Desde los albores de nuestra especie nos reunirnos alrededor de la fogata para escuchar historias de dioses, héroes y batallas. Estas reuniones han servido para crear religiones, para gestar naciones y para establecer tradiciones. La narración es una parte vital del desarrollo de la humanidad.
Los presentadores vuelcan datos. Los narradores los humanizan.
Como descubrió Nightingale, el cerebro humano no fue construido para dar sentido a grandes números. Los datos son abstractos hasta que se ponen en un contexto que la gente pueda entender. Y la gente puede entender a la gente.
Una vez me reuní con un grupo de ejecutivos de una gran empresa de equipos médicos que se preparaba para lanzar una nueva máquina de escaneo cerebral en una conferencia prestigiosa. Me enviaron cientos de páginas de datos clínicos para demostrar que la tecnología podía identificar la condición de un paciente de manera más rápida y precisa que cualquier dispositivo existente.
–¿Donde esta la gente?–, pregunté.
Si bien los datos proporcionaron evidencia de la eficacia de la tecnología, no contaban una historia. Solo los humanos pueden hacer eso.
Después de unas horas de intercambio de ideas con el equipo ejecutivo, decidimos poner cara a los datos. Creamos una presentación en torno a dos pacientes típicos, David y Susan, que se beneficiarían de la tecnología si ingresan en un hospital con síntomas de un posible derrame cerebral o ataque cardíaco.
En la misma conferencia del año siguiente, el ejecutivo que había hecho la presentación caminaba por un pasillo cuando un médico lo detuvo y le dijo: “Eres el chico de David y Susan. Gran presentación.” El asistente no recordaba todos los datos, pero la historia le dejó huella.
La próxima vez que tengas grandes conjuntos de datos para presentar, agrega una cara a las estadísticas.
Los presentadores son predecibles. Los narradores sorprenden al público.
La mayoría de las presentaciones de PowerPoint son aburridas porque son predecibles. Sabemos lo que viene después: otra diapositiva de viñetas, seguida de otra y otra. Una buena historia, sin embargo, tiene el elemento sorpresa.
Cuando Steve Jobs presentó el primer iPod, le dijo a la audiencia que el reproductor de música podía almacenar 1000 canciones. Mientras que otros reproductores de música en el mercado podrían hacer la misma afirmación, Jobs explicó que ninguno de los competidores podría caber en su bolsillo. Y con el estilo de un mago que saca un conejo de su sombrero, Jobs metió la mano en el bolsillo de sus jeans y sacó el reproductor de MP3 más pequeño del mercado. “Mil canciones en tu bolsillo” se convirtió en uno de los lemas más icónicos en la historia del producto.
Aunque muchas personas consideraban a Steve Jobs como uno de los presentadores de negocios más destacados de nuestro tiempo, el cofundador de Apple conocía el verdadero secreto para ganarse a la audiencia: crear una presentación que complemente una historia bien elaborada.
El cerebro humano presta atención a la novedad: giros y vueltas y eventos inesperados. Nuestro cerebro se anima cuando detectamos algo que rompe un patrón.
No hay límite para tu creatividad. Si bien no necesita sacar productos de su bolsillo para captar la atención de la audiencia, planee sorprender a las personas con algo que no esperan.
Los presentadores practican en silencio. Los narradores ensayan en voz alta.
La mayoría de las presentaciones de negocios son olvidables porque los oradores olvidan que están actuando, no presentando. Una gran presentación informa, inspira, involucra y entretiene. En otras palabras, es una interpretación parcial y debe ensayarse como tal.
La mayoría de los profesionales de negocios hojean sus diapositivas en silencio para prepararse para una presentación. Los narradores ensayan en voz alta. Practican su entrega vocal, agregando pausas perfectamente cronometradas y variando el ritmo de su discurso. Si planean pararse frente a un grupo, lo harán durante el ensayo. Si van a estar sentados en una llamada de Zoom, tomarán su asiento en el ensayo y entregarán cada diapositiva como si estuvieran dando algo real.
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Cuando te veas a ti mismo como un narrador, la presentación que ve tu audiencia cambiará. No permitas que el software de presentación se interponga en el camino de brindarle a tu audiencia información a la que le prestarán atención y que retendrán.
Carmine Gallo es instructora de la Universidad de Harvard, oradora principal y autora de 10 libros traducidos a 40 idiomas. Gallo es el autor de The Bezos Blueprint: Communication Secrets of the World’s Greatest Salesman (St. Martin’s Press).
De la notoriedad a la lealtad
El propósito de nuestra historia de marca y de cada pieza de material de marketing es mover a un cliente potencial desde el conocimiento a la lealtad.
Cuando imaginamos el viaje de decisión del cliente como una línea de tiempo está claro que tenemos que tratar a los clientes de manera diferente de acuerdo a donde están en ese viaje.
El viaje de decisión del cliente
1. Conocimiento → 2. La familiaridad → 3. Consideración → 4. Compra → 5. Afinidad → 6. Lealtad
Hace poco compramos un nuevo dominio y casi inmediatamente nuestro proveedor empezó a enviarnos una oferta tras otra para comprar sus productos, incluso servicios que no necesitamos y que no usaríamos jamás.
El marketing no se trata sólo de ser visto y comprendido. Se trata de ver para comprender.
Para eso necesitamos tiempo, cuidado y habilidad y en cualquier momento podemos aprovechar la oportunidad para hacerlo.
¿Cómo nos aseguramos que no nos saltaremos ninguna de las acciones importantes?
©Bernardette Jiwa para The Story of Telling
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Tips para escoger agencia
La cantidad de trabajo necesaria para construir un negocio rentable lleva a valorarlo como lo que es, una valiosa inversión. Por eso son razonables la cantidad de dudas que despierta en algunos clientes el proceso para escoger quien maneje su marca.
Encargar un trabajo cuyo resultado desconocemos puede ser una tarea inquietante.
→¿Quedará bien este mueble en el estudio?
→¿Cómo se verá la cubierta del garage que van a instalar?
→¿Me quedará bien este terno?
Por ejemplo, escoger un sastre por primera vez probablemente se parece a escoger una agencia o un estudio de diseño. Para lograr un buen resultado es necesario que te conozca bien.
Cuando necesitamos reproducir el Perro Azul de Rodrígue en 3 dimensiones, tuvimos que buscar bastante hasta dar con quienes quisieran hacerlo con verdaderas ganas, con pasión, pero que además tuvieran experiencia y un portafolio de trabajo que demuestre su capacidad. Sin embargo no es posible conocer el resultado final hasta que lo ves. A veces debemos devolver trabajos, corregirlos o rehacerlos hasta lograr lo que buscamos. Afortunadamente este no fue el caso.
Acá en mujica|tmp nos encanta conocer gente, conversar, conocer lo que hacen y saber cómo podemos ayudar y ser parte de su negocio. Nos gusta mostrar lo que hicimos y lo que podemos hacer. Pero al final todo se resume en una cosa: ¿cómo puedes saber con el mayor grado de certeza que estás contratando a la empresa correcta?
La creatividad es una dama misteriosa
Si el éxito se pudiera garantizar, seguramente Hollywood lo vendería embotellado. Pero no, ellos también tienen grandes fracasos y nadie puede estar 100% seguro si una nueva idea va a funcionar. Puedes fundamentar esa idea en todo el conocimiento y rigor posible para darle las mejores posibilidades y luego, esperar lo mejor. Eso es todo.
Ahí es donde las cosas se pueden poner tensas, finalmente quien comisiona un trabajo creativo se está jugando todo en ese voto de confianza: su inversión, a veces su sueldo, otras veces su cargo o su futuro.
¿Cómo decidir a quién contratar para esa tarea creativa? Ya sea branding, catálogo, empaque, campaña…
Aunque cualquier recomendación de nuestra parte podría parecer que queremos tirar agua a nuestro propio molino, estos parámetros son parte del interés constante de darle un buen servicio a nuestros clientes (actuales o futuros), así que unas pocas referencias de alguien de este lado del mostrador pueden servir muy bien para sacar sus propias conclusiones. De paso, esperamos que también les sirvan a diseñadores junior y freelancers para entender mejor el punto de vista de sus posibles clientes.
Sintonizar
Un buen primer paso sería verificar si compartimos objetivos entre el cliente y la agencia. Si es un cliente propenso a cambios rápidos o solicitudes «para ayer», ¿está dispuesta la agencia a responder rápidamente? Más importante ¿tiene esta agencia un punto de vista similar al tuyo? Sobre los objetivos, el negocio, el presupuesto, el servicio y otros puntos importantes.
Si eres una empresa joven (o una empresa antigua con ganas de renovarse) una boutique creativa o un estudio joven puede ser una buena alternativa. Grupos o empresas más grandes suelen tener procesos más tradicionales y se acoplan mejor a empresas más tradicionales. Las empresas pequeñas suelen ser más flexibles y tienen la habilidad de cambiar de rumbo con mayor fluidez (y a veces con más creatividad para optimizar recursos).
Las cosas claras
Una de las razones por la que muchos proyectos se dilatan suele ser porque el cliente habla con la persona equivocada. ¿La persona o el grupo que hizo la presentación será quien esté a cargo de la cuenta o sólo son intermediarios? Algunas agencias suelen presentarse a través de personas que no serán las encargadas de hacer el trabajo, y cuando las indicaciones no llegan directamente se producen errores que consumen el activo más importante de todos: el tiempo. En mi experiencia, los intermediarios entre el cliente y el creativo son muy poco útiles en la práctica. He visto muchas veces que la presentación la hace el gerente con el director creativo y la directora de cuentas, pero el trabajo diario lo hacen los diseñadores, creativos y ejecutivas junior, o los pasantes.
En asuntos de creatividad el tamaño no es importante, eso lo han entendido marcas globales que han abandonado a sus gigantescas agencias para trabajar con pequeñas boutiques creativas locales. A un cliente con experiencia le interesa pagar por resultados y no solo por ejecutivas de cuenta que siempre les dan la razón.
La tecnología ha cambiado las reglas del juego, ya no es necesario un equipo numeroso de personas para crear una identidad de marca global. Incluso es posible trabajar con creativos de cualquier parte del mundo desde la comodidad de tu propia oficina. Pero si decides trabajar con una agencia grande no debería ser un problema esa llamada con cambios de último minuto, que sí podría ser un problema con las agencias pequeñas, aunque en la realidad, muchas veces sucede exactamente lo contrario.
A pesar de tener 100 personas trabajando bajo un mismo techo y miles de personas alrededor del mundo, las grandes agencias dividen la atención a sus clientes en equipos pequeños, generalmente un creativo y un director de arte, un par de diseñadores de respaldo, una ejecutiva de cuentas y un planner de medios son el equipo básico para llevar el día a dia de una cuenta millonaria. Pasa exactamente lo mismo en las agencias pequeñas, con la diferencia que esos recursos pueden ser la mitad o la totalidad de la agencia. Un equipo bien capacitado de 4 a 6 personas puede manejar cualquier proyecto.
Muéstrame qué harías para ver si me gusta
Entre las agencias de publicidad es una práctica común presentar campañas para competir con otras agencias por un mismo cliente. Estas campañas se desarrollan con los recursos y el tiempo de la agencia y solo resulta rentable si ganan la cuenta, de lo contrario es tiempo perdido. En el mercado internacional esto se conoce como Free Pitch o Trabajo Especulativo, acá lo llamamos Licitación. Para una campaña grande de unos cientos de miles de dólares este tipo de inversión puede estar justificada, pero en proyectos de branding, donde los presupuestos no son tan generosos y el tiempo de ejecución es mucho mas largo, una licitación no es una posibilidad práctica.
En un proyecto de branding es necesario conocer a profundidad la marca y su contexto para lograr una propuesta coherente que además resulte potente, impactante. La mejor forma de lograrlo es trabajar juntos (agencia y cliente) y de ese modo saber lo que cada uno puede aportar.
¿Pero cómo saber si el trabajo de esta agencia es lo que mi marca necesita?
Empieza por conocer al equipo de trabajo y definir si existe afinidad entre la gente. Para los interesados en conseguir un nuevo cliente esa primera entrevista es un paso crucial, es aquella famosa primera impresión. Esa primera entrevista también es una oportunidad para conocer el proceso de trabajo y el enfoque estratégico de la agencia, es decir, la forma en que se desarrollaría el trabajo y cómo proyectan su aporte a los objetivos de la marca; eso permitirá conocer si hay afinidad entre ambas empresas.
Cada agencia garantiza su unicidad, su autenticidad, su originalidad, sin embargo sucede a menudo que manejan los mismos diagramas para mostrar su modus-operandi o que funcionan exactamente igual que otras agencias. Y es que muchos procesos se repiten y son fórmulas probadas de efectividad, a veces es la forma de presentarlos la que puede marcar la diferencia.
Una revisión del portafolio y una exposición de los casos de estudio sirven para una decisión final. Generalmente los casos son los mejores trabajos de la agencia, aquellos con los que nos sentimos más seguros; generalmente son los trabajos que han logrado algún premio o reconocimiento. Un diseñador o un estudio sin un portafolio resulta imposible de evaluar.
Algunas conclusiones
→ Conocer bien a la gente con quien vas a trabajar, saber si hay conexión, empatía y confianza.
→ Verificar si la comunicación puede fluir claramente en ambos sentidos.
→ Pagar por resultados y no por promesas.
→ Es mejor si puedes probar antes de comprometerte.
→ Valora si la agencia evita el gasto excesivo o innecesario, pero no escatimes en el pago de quienes trabajan por tu negocio.
Hay proyectos o marcas que pueden causar gran interés en una agencia, ya sea por motivos económicos o por afinidad filosófica. Existen marcas que son el sueño de cualquier agencia y que además serían un interesante aporte en nuestros portafolios. En esos casos las agencias pueden plantear propuestas por iniciativa propia y su tarea es sorprender de tal forma al prospecto de cliente que no le quede duda en cambiar de agencia.
Otra lectura útil si tienes 5 minutos (sólo en inglés): The Agency Game: Six tips for choosing an agency.